Маршруты
Раздел «Организация» → «Маршруты». Здесь администратор настраивает этапы согласования для каждого вида документа, у которого есть маршрут.
Что настраивается и что нет
Настраивается согласование: какие этапы, в каком порядке, кто участвует, какой срок и что делать при просрочке.
Завершение маршрута задано системой и в интерфейсе не меняется. Так нельзя случайно настроить подпись раньше утверждения.
| Вид | Чем заканчивается маршрут |
|---|---|
| Приказ, договор, дополнительное соглашение, исходящее письмо | утверждение руководителем организации, затем подписание в EasySign |
| Служебная записка | утверждение руководителем подразделения автора, подписания нет |
| Входящее письмо | маршрута нет: регистрация при приёме и резолюция |
Этап согласования
У этапа задаются:
- Участники. Один или несколько, каждый — одним из способов из таблицы ниже.
- Если согласующих несколько. «Нужны решения всех» — этап пройден, когда согласовал каждый; «достаточно одного решения» — первым решением.
- Срок в рабочих часах: суббота и воскресенье не считаются, праздники — считаются.
- Если срок прошёл: ничего не делать, напомнить согласующему или напомнить и сообщить его руководителю.
- Условия, при которых этап включается.
| Способ назначения | Откуда берётся участник |
|---|---|
| Зона ответственности | из зон ответственности, по выбранной роли |
| Руководитель подразделения автора | руководитель подразделения, в котором работает автор |
| Руководитель подразделения-получателя | руководитель подразделения, которому адресован документ |
| Руководитель организации | зона с ролью «Руководитель организации» |
| Подписант документа | та же зона «Руководитель организации» |
Участники всех этапов, а также того, кто примет резолюцию или отправит письмо, проверяются при отправке документа. Если для роли нет зоны или у подразделения нет руководителя, документ не отправится с ошибкой «Не найден участник маршрута».
Условия
Этап можно включать не всегда, а при условии: например, только если сумма договора больше миллиона. Условие смотрит на сумму, подразделение автора, гриф или реквизит этого вида документа. На одном этапе может быть до пяти условий, и выполняться должны все сразу. Варианта «или» нет: если он нужен, обычно это два разных этапа.
Условие на сумму задаётся в валюте. Если сумма документа в другой валюте или не указана, сравнить её с порогом нельзя, и такой этап включается: лишняя проверка лучше пропущенной.
Варианты маршрута
У вида может быть несколько вариантов — например, «Договор поставки» и «Договор продажи». Один из них отмечен как вариант по умолчанию. Автор выбирает вариант при создании документа; если вариант один или ни одного, поля выбора в форме нет.
Вариант виден в карточке документа, а в реестре по нему можно отбирать. Согласующий может вернуть документ на доработку, если автор выбрал неподходящий вариант.
Варианты различаются только этапами согласования. Если у документов разные реквизиты, нумерация, срок хранения или подписание, это разные виды документа, а не варианты.
Правила:
- пока администратор не сохранил ни одного варианта, действует маршрут, заданный системой;
- первый сохранённый вариант становится вариантом по умолчанию;
- черновик без выбранного варианта при отправке идёт по варианту по умолчанию;
- вариант можно сменить, пока документ — черновик, в том числе после возврата на доработку;
- вариант по умолчанию удалить нельзя: сначала назначьте по умолчанию другой;
- вариант, по которому уже есть документы, при удалении уходит в архив: из выбора пропадает, в карточке и в отборе реестра остаётся;
- черновик с архивным вариантом не отправится — нужно выбрать другой;
- правка варианта не меняет документы, которые уже идут по маршруту.
Служебная записка: вариант и роли автора
Вариант задаёт обязательные этапы, а роли, которые автор отметил в форме, добавляются после них. Роль, которую вариант уже ставит на этап, в форме показана отмеченной и не снимается.
Пример: вариант требует юриста, автор добавил бухгалтера. Записку согласует юрист, затем бухгалтер, после чего её утверждает руководитель подразделения автора.