Письмо входящее

Корреспонденция, уже полученная организацией. Согласовывать и подписывать такое письмо на стороне организации не требуется.

Реквизиты

  • корреспондент из справочника контрагентов;
  • исходящий номер и дата отправителя;
  • дата и способ поступления;
  • краткое содержание и подразделение-адресат;
  • срок исполнения, если его указал отправитель;
  • количество листов, место хранения бумажного подлинника;
  • обязательный образ PDF или Word и до двадцати приложений.

Движение

  1. Письмо заводит делопроизводитель — сотрудник с этой ролью в разделе «Организация». Другим сотрудникам вид «Письмо входящее» в списке не показывается.
  2. При сохранении письмо сразу регистрируется под номером вида ВХ-2026-000123. Если письмо того же корреспондента с тем же исходящим номером и датой уже зарегистрировано, второй номер не выдаётся.
  3. Черновика, маршрута и подписания у входящего письма нет.
  4. Руководитель подразделения-адресата получает задание на резолюцию сроком 48 часов. Если у подразделения нет руководителя, письмо не регистрируется: резолюцию принять некому.
  5. Он принимает письмо к сведению либо назначает исполнителя и срок — не раньше сегодняшнего дня.
  6. При назначении поручения исполнитель завершает его комментарием и может приложить файл результата. Руководителю, который назначил поручение, приходит уведомление об исполнении.

Базовый срок хранения вида — 5 лет; окончательный срок задаёт дело номенклатуры.