Путь документа
Создание
Кнопка «Создать документ» на рабочем столе. Автор выбирает вид, заполняет реквизиты и сохраняет черновик. Если у вида несколько вариантов маршрута, вариант выбирается здесь же.
Черновик можно править и удалить. После отправки по маршруту удалить документ уже нельзя.
Маршрут
Кнопка «Отправить по маршруту» запускает этапы. Виды этапа различаются по весу и не заменяют друг друга:
| Этап | Что означает |
|---|---|
| Согласование | мнение специалиста: юриста, бухгалтера и других |
| Утверждение | решение руководителя, которое вводит документ в силу |
| Подписание | электронная подпись через сервис EasySign |
Участник этапа получает задание. Он может согласовать документ, вернуть на доработку или отклонить. Для возврата и отклонения комментарий обязателен.
Автор может забрать документ с маршрута, пока тот на согласовании или утверждении, — например, заметив ошибку после отправки. Задания согласующих снимаются, документ возвращается автору как на доработку. На подписании забрать нельзя: номер уже выдан.
Состояния документа
| Состояние | Что происходит |
|---|---|
| Черновик | документ у автора, по маршруту не отправлен |
| На маршруте | идут этапы согласования и утверждения |
| На доработке | участник вернул документ автору; после правки создаётся новая версия, и маршрут начинается заново |
| На подписании | документ отправлен на электронную подпись |
| Срок подписания истёк | подпись не поставили вовремя |
| Зарегистрирован | документ получил номер и вступил в силу |
| Отклонён | участник маршрута отклонил документ, движение остановлено |
Регистрационный номер
Номер присваивается один раз, не освобождается и не используется повторно, даже если документ потом отклонён. У каждого вида своя нумерация; формат показан на странице вида.
Подписание
Приказ, договор, дополнительное соглашение и исходящее письмо подписываются электронной подписью через EasySign. Ручной отметки «подписано» в системе нет. Подписанный экземпляр и пакет подписи сохраняются в карточке документа. Контрагент получает ссылку на подписание письмом; регистрация в сервисе ему не нужна.
Карточка документа
В карточке собрано всё по документу: реквизиты, текст и файлы, версии, ход маршрута с решениями участников, поручения, связанные документы и история действий.
Реестр
Список документов, к которым у вас есть доступ. Две вкладки: «Действующие» и «Архив» — архив тот же реестр с другим отбором, документы туда не переносятся. Поиск по теме или регистрационному номеру, отбор по виду, статусу, подразделению и варианту маршрута, переключатель «Все / Мои / Я ответственный». Отбор хранится в адресе страницы: после возврата из карточки список тот же, а ссылку с отбором можно переслать.
Новый документ
Слева — виды документов с пояснением, зачем каждый нужен, и блок «Как пойдёт документ»: этапы выбранного варианта маршрута, роли, которые вы отметили, и утверждение с подписанием в конце. Людей на этапы платформа находит при отправке. Документ сохраняется черновиком, отправка по маршруту — из карточки. Входящее письмо регистрируется сразу при сохранении, поэтому платформа сначала спрашивает подтверждение: номер не освобождается.
Кто видит документ
Оснований два:
- Участие. Автор, участники маршрута, исполнители поручений и ответственный видят документ.
- Подразделение. Руководитель видит документы своего подразделения и всех вложенных.
Гриф «Ограниченный» отключает второе основание: такой документ видят только те, кто в нём участвует. Роль администратора доступа к документам не даёт.
После регистрации
Документ считается завершённым, когда маршрут закончен и по нему не осталось открытых заданий. Поручение по приказу или отправка письма канцелярией держат документ в работе и после регистрации. Завершённый документ списывается в дело и со временем передаётся в архив — см. Номенклатура и архив.