Организация

Раздел «Организация» заполняется первым. Без подразделений, руководителей и зон ответственности маршрут не найдёт, кому отправить документ, и остановится на первом же этапе.

Пока чего-то не хватает, вверху раздела показано уведомление с перечнем: у какого подразделения нет руководителя, какой роли нет в зонах ответственности, утверждена ли номенклатура. Это список того, что нужно сделать до запуска документов.

Правит раздел администратор организации. Остальные сотрудники видят его только на чтение: структуру, зоны, замещения, маршруты, номенклатуру и список коллег — имя, должность и подразделение, без почты, ИНН и уволенных. Документы, застрявшие без исполнителя, в уведомлении видит только администратор.

Подразделения

Дерево: у подразделения есть вышестоящее, свои должности и руководитель. Руководитель утверждает служебные записки своего подразделения и видит документы своего подразделения и всех вложенных. Подразделение без руководителя — самая частая причина остановки маршрута.

Удаляется только пустое подразделение: без сотрудников, вложенных подразделений, должностей и документов. Подразделение, которое входит в зону ответственности, сначала убирают из зоны — иначе документы его сотрудников перестали бы находить согласующего.

Сотрудники

Приём — форма с ФИО, почтой, подразделением, должностью и ролью. После приёма система выдаёт ссылку-приглашение (см. Вход и роли).

Увольнение не удаляет человека. Он больше не может войти и не попадает в новые маршруты, но остаётся в списке с пометкой «уволен» вместе со всей историей: какие документы создавал и в каких согласованиях участвовал. Уволенного можно восстановить. Подразделение и должность при увольнении не снимаются.

Если у сотрудника есть открытые задания — согласования, резолюции, поручения, — при увольнении платформа попросит выбрать, кому их передать. Сроки остаются прежними, в истории каждого документа видно, от кого пришло задание. У сотрудников, уволенных раньше с открытыми заданиями, в карточке есть кнопка «Передать задания»; их же показывает предупреждение «Настройка неполна».

Должность — подпись в карточке и на бланке. На маршруты она не влияет. Выбирается она из должностей подразделения сотрудника, поэтому при переводе в другое подразделение нужно выбрать новую. Отключённая должность новым сотрудникам не предлагается, но остаётся у тех, кто её уже занимает.

Роли в маршруте

На этапах согласования стоят роли, а не люди: «отправить юристу», не называя человека. Роль не должность и прав в системе не даёт — она отвечает только на вопрос, кто встанет на этап.

Семь ролей есть всегда: юрист, бухгалтер, кадры, руководитель организации, заместитель руководителя, канцелярия, закупки. На них платформа опирается сама — юрист и бухгалтер стоят в маршрутах договоров и приказов, канцелярия отправляет исходящие письма, руководитель организации утверждает. Их можно переименовать под принятые у вас названия, но не убрать.

Свои роли — например, «Служба безопасности» или «IT» — заводятся во вкладке «Роли в маршруте». Такую роль можно поставить в вариант маршрута, а если отмечена галочка «Автор служебной записки может отметить роль» — автор записки привлекает её к согласованию сам. Чтобы роль заработала, ей нужна зона ответственности. Если отметку роли автору потом запретили, черновик с этой ролью не отправится, пока автор её не снимет.

Новое название роли видно сразу в зонах, вариантах маршрута и форме записки; этапы уже отправленных документов сохраняют прежнее. Свою роль, которая больше не нужна, убирают в архив: она пропадает из выбора, а документы, прошедшие с ней маршрут, по-прежнему называют её по имени. В архив роль уходит, когда её не держит ни одна действующая зона и не ставит ни один действующий вариант маршрута. Удалить совсем можно только роль, которой ещё не пользовались.

Зоны ответственности

Зона отвечает на вопрос «кто сейчас исполняет эту роль по документам». Если юрист сменился, замена делается в одном месте.

У зоны есть основной сотрудник и заместитель. Зона покрывает отдельные подразделения или всю организацию. Для документа берётся зона, покрывающая подразделение автора; если такой нет — зона на всю организацию. На этап встаёт основной сотрудник, а если он уволен или сам автор документа — заместитель. Две действующие зоны одной роли не покрывают одно подразделение, и вторая зона на всю организацию для той же роли не заводится. Основной сотрудник и заместитель — разные люди.

Зона на выбранные подразделения действует только на отмеченные: вложенные подразделения она сама не наследует. Поэтому отметка подразделения в списке отмечает и вложенные в него — лишние можно снять. Подразделение, которое уже обслуживает другая зона этой роли, отметить нельзя.

Зоны в разделе сгруппированы по ролям. Рядом с ролью видно, все ли подразделения получают исполнителя, а если нет — какие остались без него: документы их сотрудников не отправятся на маршрут с этой ролью.

Четыре роли обязательны: юрист, бухгалтер, руководитель организации и канцелярия. Без них согласование и подписание не заработают. Руководитель организации утверждает и подписывает приказ, договор и исходящее письмо; этот этап в интерфейсе не настраивается.

Замещения

Кто временно исполняет обязанности другого сотрудника, с датами начала и конца. Пока замещение действует, задания, адресованные отсутствующему, сразу уходят замещающему. Уже открытые задания отсутствующего тоже переходят замещающему — в день начала замещения. В истории документа видны оба: кому задание было адресовано и кто его исполнил. Подписание не передаётся. После окончания замещения переданные задания остаются у замещающего.

Замещения одного сотрудника не пересекаются по датам. Нельзя назначить замещающим того, кто сам в это время отсутствует, и нельзя уйти в отсутствие, пока замещаешь другого. Замещение, которое закончилось раньше сегодняшнего дня, не оформляется.

Администратор не назначает сам себя руководителем подразделения, сотрудником зоны или замещающим: так он получил бы доступ к документам. Это делает другой администратор.

Контрагенты

Справочник внешних сторон договоров и переписки: юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица. ИНН уникален: по нему сервис электронной подписи находит подписанта с той стороны. Для отправки ссылки на подписание у контрагента должна быть указана почта.

Реквизиты

Данные самой организации: название, ИНН, адрес, телефон, почта и логотип. Они печатаются в шапке бланка. От ИНН организации документы уходят на подпись в сервис электронной подписи, поэтому он должен совпадать с ИНН, на который оформлена подпись компании. Если подпись оформлена на руководителя, поставщик задаёт его ИНН в настройках сервера.

Подписка

Видна только администратору организации. Здесь тариф — сколько действующих сотрудников можно завести, — сколько мест занято, до какого дня оплачено и сколько осталось отправок на подписание в EasySign. Тариф и сроки меняет поставщик, в платформе они не правятся.

Уволенный сотрудник место освобождает. Когда все места заняты, нового сотрудника не завести и уволенного не восстановить, пока не освободится место или не сменится тариф. Работающих сотрудников лимит не выключает никогда.

За 14 дней до конца оплаченного срока вверху страниц появляется напоминание. Если срок прошёл, ещё 14 дней всё работает как обычно, затем платформа переходит в режим «только чтение».

Журнал

Виден только администратору организации. Здесь — кто и когда менял сотрудников и их права, оргструктуру, зоны, замещения, маршруты, номенклатуру, удалял черновики документов. Туда же попадают события без человека: поставщик изменил условия подписки, учётная запись заблокирована после неудачных попыток входа.

Каждое событие — одна фраза: «Уволен сотрудник …», «Включено автосписание в дела», «Изменены реквизиты организации — название: … → …». Рядом — кто и во сколько, события сгруппированы по дням, новые сверху. Если правка затронула много полей, на экране только их названия, а полностью — в выгрузке.

Отбор — по разделу, по периоду (сегодня, 7 или 30 дней, свой период), по поиску (имя человека, подразделения, документа) и, если администраторов несколько, по тому, кто сделал. Нажмите на выделенное название в записи — останется его история, вернуться ко всему журналу можно кнопкой «Показать весь журнал». Из карточки сотрудника журнал по нему открывает кнопка «Журнал по сотруднику». «Скачать CSV» сохраняет события под текущим отбором — файл открывается в Excel.

Записи нельзя изменить или удалить. Это не история документа: та показана в карточке самого документа.