Письмо исходящее

Корреспонденция, которую организация направляет контрагенту.

Реквизиты

• адресат из справочника контрагентов;
• краткое содержание;
• содержание — одно из двух:
  • текст письма: платформа сама напечатает его на бланке организации — логотип и реквизиты, исходящий номер и дата, адресат, ссылка На № … от …, подпись руководителя и исполнитель;
  • готовый PDF, если письмо уже свёрстано на бланке: он уйдёт на подпись как есть;
• способ отправки: почта, электронная почта, курьер, нарочным или иной;
• ссылка На № … от …, если письмо является ответом;
• количество листов и до двадцати приложений.

Движение

1. Автор сохраняет черновик и отправляет его по маршруту. Этапы согласования перед утверждением администратор может добавить в разделе «Маршруты».
2. Руководитель организации утверждает письмо в течение 24 часов.
3. Система резервирует номер вида ИСХ-2026-000123 и открывает подписание через EasySign. Письмо, написанное текстом, в этот момент один раз печатается на бланке уже с номером — эта печатная форма и уходит на подпись.
4. Руководитель организации подписывает письмо в течение 72 часов.
5. После успешного подписания система сохраняет подписанный экземпляр и пакет подписи, регистрирует письмо и назначает канцелярии поручение на отправку.
6. В поручении указаны выбранный способ, контрагент и доступный почтовый либо электронный адрес. Сотрудник канцелярии подтверждает отправку комментарием и при необходимости прикладывает файл.

До исполнения поручения письмо не считается завершённым и не передаётся в архив. Фактическую доставку выполняет сотрудник: интеграции с почтовыми и курьерскими операторами нет. Базовый срок хранения вида — 5 лет; окончательный срок задаёт дело номенклатуры.