Задания и сроки
Всё, что человеку нужно сделать по документу, приходит заданием. Задания собраны на рабочем столе, о новом сообщает уведомление.
Виды заданий
| Задание | Что нужно сделать |
|---|---|
| Согласовать | дать заключение по документу: согласовать, вернуть на доработку или отклонить |
| Утвердить | принять решение, которое вводит документ в силу |
| Подписать | поставить электронную подпись |
| Принять резолюцию | решить, что делать с поступившей запиской или письмом |
| Исполнить поручение | выполнить порученное и отчитаться |
Решение по заданию изменить нельзя: в истории документа остаётся, кто, когда и что ответил.
Резолюция
Руководитель подразделения, которому адресована служебная записка или входящее письмо, выбирает одно из действий:
- принять к сведению;
- назначить исполнителя и срок — появится поручение;
- для служебной записки — издать приказ на её основании.
Поручение
Исполнитель завершает поручение комментарием и может приложить файл с результатом. Пока поручение открыто, документ не считается завершённым.
Сроки
У задания есть срок. Для этапа маршрута его задаёт администратор в рабочих часах — выходные не считаются, для поручения — тот, кто поручение выдаёт, датой: такой срок истекает в конце указанного дня.
Что происходит со сроком:
- Накануне. Исполнитель получает напоминание, что срок подходит к концу. Оно приходит один раз. Задание, выданное сегодня, в тот же день напоминания не получает.
- После срока. Что делать с просрочкой, задано в настройке этапа: ничего не делать (тогда уведомлений нет вовсе), напомнить исполнителю или уведомить ещё и руководителя его подразделения. Уведомление о просрочке приходит один раз. Просроченное поручение вне маршрута поднимается тому, кто его поставил.
Если просрочил сам руководитель подразделения, уведомление уходит руководителю вышестоящего. Руководитель, которому поднята просрочка, получает доступ к документу.
Задание на подпись, отправленное в сервис электронной подписи, напоминаний не получает: дальше ждут остальные подписанты, а срок задаёт сам запрос подписания.
Поручения
Поручение выдаётся со сроком не раньше сегодняшнего дня. Тот, кто его поставил, — автор резолюции, автор приказа или исходящего письма — получает уведомление, когда поручение исполнено. Пункт приказа с отметкой «нужен отчёт» закрывается только с приложенным файлом результата.
Замещение
Если у исполнителя действует замещение, задание сразу уходит замещающему, а уже открытые задания переходят к нему в день начала замещения. В истории видно, кому задание было адресовано изначально. Подписание по замещению не передаётся: право подписи принадлежит подписанту, и документ ждёт его.
Передача задания
Задание переходит другому человеку в трёх случаях: исполнителя уволили (кому — выбирает администратор при увольнении), началось замещение, или администратор передал задание вручную в карточке документа — кнопкой «Передать другому» под именем исполнителя. Срок не меняется, новый исполнитель получает уведомление, в истории документа остаётся, от кого и почему пришло задание.
Если при начале этапа для его роли никого не нашлось — например, зону оставили без держателя, — этап ждёт: администратор получает уведомление и назначает исполнителя кнопкой «Назначить исполнителя» в маршруте документа.
Свой документ
Автор не согласует и не утверждает собственный документ. Если на этап должен встать он сам, задание уходит дальше: руководителю вышестоящего подразделения или заместителю по зоне ответственности. Если дальше никого нет, документ не отправляется. Исключение — руководитель организации: выше него никого нет, и свои приказ или договор он утверждает и подписывает сам.