Номенклатура и архив

Номенклатура дел

Номенклатуру ведут делопроизводитель и администратор организации, а в дело вручную списывает только делопроизводитель: администратор документов не видит. В списке на списание у документа с ограниченным грифом показан номер, но не заголовок.

Список дел на календарный год. У каждого дела есть:

• индекс вида «раздел-номер», например 02-05. Индекс придумывает сама организация; система проверяет только формат и то, что в году он не повторяется;
• заголовок;
• чьи документы — подразделение или «вся организация»;
• срок хранения в годах или «постоянно»;
• виды документов, которые попадают в дело сами;
• статья типового перечня — только для справки;
• признак переходящего дела: оно не закрывается в конце года и принимает документы следующих лет.

Завершённый документ ищет открытое дело, где отмечен его вид: сначала дело подразделения автора, потом общее. Не нашёл — ждёт ручного списания в разделе «Архив».

Над списком дел платформа показывает, какие документы не попадут в дело сами: виды, для которых нет ни одного дела, и подразделения, у которых нет своего дела этого вида, а общего тоже нет.

Номенклатуру нужно утвердить. Пока она в состоянии «Проект», документы в её дела не списываются. Утверждение не отменяется, но дела и после него можно править, добавлять и закрывать: кнопка «Настроить» в строке дела открывает его поля, «Закрыть дело» и «Удалить дело» (удалить можно только пустое). Закрытое дело не меняется.

Завести следующий год можно заранее, кнопкой «+ год» рядом с годами: дела скопируются из последнего года проектом. Год нельзя удалить, поэтому система спрашивает подтверждение. С октября платформа напоминает, если номенклатуры на следующий год ещё нет.

Что происходит с документом после регистрации

1. Завершение. Документ завершён, когда маршрут закончился и по нему не осталось открытых заданий. Поручение по приказу держит приказ в работе и после его регистрации.
2. Списание в дело. Завершённый документ попадает в дело, в настройках которого указан его вид. Списание идёт автоматически, если оно включено в правилах архива.
3. Передача в архив. Через заданное число дней после завершения документ уходит из рабочего реестра в архив — даже если в дело он не попал. Файл при этом никуда не переносится и не удаляется.
4. Закрытие дел. Через заданное число дней после конца года дела прошлого года закрываются, кроме переходящих. Срок хранения документов отсчитывается с 1 января года, следующего за закрытием дела.

Эти шаги выполняются сами, обычно в течение часа после того, как для них наступило время.

В «Организация» → «Архив» шаги настраиваются по отдельности, у каждого — значок «?» с пояснением:

• Списание в дела можно выключить: тогда завершённые документы ждут в списке «Завершены, но не отнесены к делу», и делопроизводитель раскладывает их вручную.
• Уход в архив выключить нельзя, задаётся только число дней.
• Закрытие дел года можно выключить: тогда дела закрывают вручную в «Номенклатуре дел», и пока дело открыто, срок хранения его документов не считается.

Под каждым шагом написано, когда он сработает при текущих настройках. «Прогнать архив сейчас» выполняет все шаги сразу.

Сроки хранения

У вида документа есть базовый срок, окончательный задаёт дело номенклатуры.

Вид	Базовый срок
Приказ по основной деятельности	75 лет
Договор исходящий	10 лет
Служебная записка	5 лет
Письмо входящее и исходящее	5 лет

Чего нет

Документы не уничтожаются: ни по истечении срока хранения, ни вручную. Удалить можно только черновик.